会議のデザイン

会議のデザイン#

ミーティングを設定するときに気をつけるべき点

事前準備（Before Meeting）#

1. 目的とゴールを明確にする#

目的（Why）：「何のためにこの会議をするのか？」を明確にする。
例：意思決定のため、進捗共有のため、問題解決のためなど。

成果物（What）：終了時に「どんな結論・アウトプット」を得たいのかを定義する。
例：「A案かB案のどちらを採用するか決める」「リリース日を確定する」など。

Googleカレンダーなどに予定を入れる際のタイトルも、意思決定のための会議なのか進捗共有のためなのか明確にするとよい

長いミーティングや定期的なミーティングは「グランドルール（ミーティングをどう進めるかのルール）」を定めるのもよい

2. アジェンダ（議題）を作成・共有する#

可能であれば前日までに共有し、参加者が準備できるようにする。

各議題に「担当者」「目的」「時間配分」を書くと明確。

例：
1. 新機能リリース日決定（担当：山田）…15分
2. テスト進捗共有（担当：鈴木）…10分
3. 次回スプリント目標設定（担当：田中）…20分

3. 必要な資料やデータを事前配布#

可能なら、参加者に事前準備してからミーティングするのが効率的。

4. 参加者は必要最低限に#

  • 「この会議で発言・意思決定が必要な人だけ」を呼ぶ。

  • ありがちなのが「なんとなく」で不要に多くの人を集めた会議。その分その人の時間を奪うので避けたい。

  • 情報共有目的の人はSlackなどでフォローする

事中（During Meeting）#

1. 冒頭でゴールと進め方を再確認#

開始5分で「本日の目的」と「終了時に決めたいこと」を再提示する。
例：「今日は◯◯案の方向性を決めることがゴールです」

2. 時間管理を徹底する#

ファシリテーター（司会）は、アジェンダの時間配分を守る。
話が脱線したら「この件は別途フォローアップしましょう」と整理。

3. メモ係（または議事録担当）を明確に#

議事録には次を必ず残す：

  • 決定事項（What）

  • 決定理由（Why）

  • 実行担当者（Who）

  • 期限（When）

4. 全員が発言しやすい雰囲気を作る#

声の大きい人だけで議論が進まないように、ファシリテーターが「まだ意見を聞いていない方いますか？」と促す。

※ホワイトボードで発言を整理している場合、的はずれな意見でも端の方などに書いておく。スルーするとその人はだんだん発言しなくなってしまう。

5. 「結論」「ToDo」「保留事項」を区別する#

例：

  • ✅ 決定事項：来週金曜までにテスト完了

  • 🕐 保留事項：デザイン変更の要否 → 次回までに検討

  • 🔧 アクション：鈴木がテスト項目を見直す

テンプレート#

# 🗓 タイトル

## 🧭 基本情報
- **会議名**：  
- **日時**：YYYY-MM-DD (HH:MM〜HH:MM)
- **場所 / URL**：  
- **司会 / ファシリテーター**：  
- **議事録作成者**：  
- **参加者**：  

---

## 🎯 目的・ゴール

> この会議の「目的」と「ゴール（終了時に達成したい状態）」を明記。

- 目的：
- ゴール：

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## 🗂 アジェンダ（Agenda）

| No | 議題 | 目的 | 担当 | 時間 | メモ |
|----|------|------|------|------|------|
| 1 | | | | | |
| 2 | | | | | |
| 3 | | | | | |

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## 💬 議事メモ（Discussion Notes）

### 1. 議題タイトル
- 概要：
- 議論ポイント：
- 発言要約：
  - Aさん：
  - Bさん：
- 決定内容：
- 保留事項：

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## ✅ 決定事項（Decisions）

| No | 内容 | 理由・背景 | 決定者 | 日時 |
|----|------|-------------|--------|------|
| 1 | | | | |
| 2 | | | | |

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## 🧩 アクションアイテム（ToDo / Follow-up）

| 担当者 | タスク内容 | 期限 | 状況 |
|---------|-------------|------|------|
| | | | ☐ 未着手 |
| | | | ☐ 進行中 |
| | | | ☐ 完了 |

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## 🕐 次回会議
- **日時**：
- **目的**：
- **予定議題**：

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## 🪶 備考 / コメント
- その他共有事項：
- 補足リンク：

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### 💡 チェックリスト（司会・議事録担当用）

- [ ] 会議の目的とゴールを冒頭で確認した  
- [ ] アジェンダに沿って時間管理した  
- [ ] 決定事項・保留事項を明確に記録した  
- [ ] ToDoを担当者・期限つきで整理した  
- [ ] 次回会議の予定を確認した
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