タスク管理・仕事の進め方

タスク管理・仕事の進め方#

タスク管理のツール・フレームワーク#

ToDoリスト#

  • やることをリストアップし、完了したらチェックを入れたり線で消したりする

  • ツール例：Google Task, Todoist

Kanban#

  • タスクを「To Do / Doing / Done」のようにボードで可視化

  • 視覚的に進捗がわかりやすい

  • 例: Trello, Jira, Github Project

タイムブロッキング#

  • カレンダー上に時間単位でタスクを割り当てる

  • 例：Googleカレンダーにタスクに取り掛かる時間の予定を入れる

Getting Things Done（GTD）#

頭の中のタスクをすべて外に出し、仕分けして処理していく

ステップ：

  1. Capture：タスクを把握する

    • ToDoリストなどに入れてやることを洗い出す

  2. Clarify：タスクを見極める

    • 優先順位を見極める

    • 2分以内に終わるようなすぐ終わるタスクはすぐ実行する

    • 他に人に任せられるものは任せる

    • 必要に応じて複数のタスクへ分割する

  3. Organize：タスクを整理する

    • 判断した内容を、用途に応じて適切なリストに振り分ける。

    • 例：

      • 📆 カレンダー：日時が決まっている行動

      • ✅ 次にやる行動リスト（Next Actions）

      • 🗃 参考資料：読むだけの情報

      • 💭 いつかやるリスト（Someday/Maybe）

      • 👥 待ちリスト（Waiting For）：他人に委任したもの

  4. Reflect：タスクを更新する

    • 週1回レビューしてタスクリストをアップデートする

  5. Engage：今やるべきことを実行する

    • 選択基準：

      • コンテキスト（今どこにいるか、PC使えるか）

      • 所要時間（短時間なら細かいタスクを）

      • エネルギー（疲れてるなら単純作業を）

      • 優先度（今すぐやるべきか）

タスクの管理の方法#

🏃先送りしない#

差し込みでサブ的な仕事が振られたとき、仕事ができない人がやりがちなのが
❌️期限が近づくまで先送りする → 「期日に間に合いませんでした」「忘れてました」
となること。

⭕️先送り癖の対応として効果的とされる方法：

  1. 2分ルール ：2分でできる最初のステップだけやる

    • 「タスクが大きく、どこから手を付けていいかわからず、腰が重い」といった状況では、タスクを分割して小さいステップから始めるのが効果的

    • 勉強法で「とにかく1ページだけ本を読んでみる」みたいな話

  2. If-Thenプランニング

    • 「もし朝8時になったら、机に向かってレポートを開く」のようにルールを決めて実行する

    • （関連） Time Blocking ：カレンダーに「9:00-10:00 レポート執筆」のように予定を入れて他の予定をブロックする

🚀ロケットスタート時間術#

遅れそうになってからラストスパートに頼るのではなく、
「仕事を引き受けたら、序盤に大方の仕事を終わらせてしまう」という仕事のこなし方。
元Microsoftの中島聡が提唱。

まとめると次の4点に集約されます。

  • すべての仕事をスタートダッシュでこなして、絶対に終えられる納期を導き出す。

  • 最初の2割の期間を「見積もり期間」としてもらい、実際には、仕事量の8割を終える。

  • 最初の2割の期間で8割の仕事ができなかったら、期限を延ばしてもらう。

  • 「仮眠を取る」と「マルチタスクをやめる」で、仕事の効率を上げる。

まず、すべての仕事をロケットスタートでこなします。これが鉄則です。忙しくないときこそハードに仕事をこなす必要があるのです。ラストスパートこそ諸悪の根源です。このことを絶対に忘れないでください。
（仕事が終わらない人は黙って「界王拳」を使いなさい | ダイヤモンド・オンライン）

アンチパターンで学ぶ「仕事の進め方」 #ポエム - Qiita

  • ⭕️タスクを振られた段階で終了見込みを報告する（「今日中には終わると思います」）

  • ⭕️仮説を立てて質問する（「こういう認識で合ってますか？」）

など

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